Datenschutzhinweise zum Bibliothekssystem "FOLIO"

Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen des Betriebs des Bibliotheksmanagementsystems (FOLIO) und des Benutzerkatalogs (Vufind) der Bibliothek der TH Rosenheim.

Stand: 01.08.2026

Mit diesen Informationen kommt die Technische Hochschule Rosenheim für die oben genannte Verarbeitung personenbezogener Daten ihrer Informationspflicht gem. Art. 13 DSGVO nach.

1. Ansprechpartner für das Bibliotheksmanagementsystem (FOLIO) und den Benutzerkatalog (Vufind)

Wenden Sie sich bei allen Fragen zum System an die 
Bibliothek der Technischen Hochschule Rosenheim
Hochschulstr. 1, 83024 Rosenheim
Tel. 08031 805 2178
E-Mail: bibliothek@th-rosenheim.de

2. Zwecke der Verarbeitung personenbezogener Daten

Das Bibliothekssystem der TH Rosenheim umfasst das Bibliotheksmanagementsystem FOLIO sowie den Bibliothekskatalog, der auf VuFind basiert. Das Bibliotheksmanagementsystem FOLIO dient der Bibliothek zur Steuerung und Abwicklung ihrer wesentlichen Arbeits- und Verwaltungsprozesse. Es umfasst auch die Verwaltung personenbezogener Nutzerdaten im Rahmen der Zulassung zur Benutzung sowie der Mediennutzung (Ausleihe, Fernleihe, Verlängerung, Vormerkung, Gebühren- und Mahnvorgänge, Nutzerkommunikation, Abwicklung von Verlust- und Schadensfällen). Der Bibliothekskatalog (VuFind) ermöglicht den Nutzenden Literaturrecherchen und Medienbestellungen sowie damit verbundene Services (z.B. Ausleihkonto einsehen, Merklisten anlegen, Beschaffungsvorschläge übermitteln).

Dafür werden von Ihnen personenbezogene Daten zu folgenden Zwecken erhoben und verarbeitet:

Für die Nutzerverwaltung:

• Nachname, Vorname(n)
• Adresse(n)
• Geburtsdatum
• Telefon (Angabe fakultativ)
• Mobiltelefon (Angabe fakultativ)
• Bevorzugte Kontaktmöglichkeit
• E-Mail-Adresse(n)
• Personengruppe
• Folio-ID / Benutzernummer / RZ-Account
• Passwort (in verschlüsselter Form)
• Kontosperren
• Status (aktiv/inaktiv)
• Ablaufdatum
• Datum der letzten Aktivität
• Erfassungsdatum
• Letztes Änderungsdatum

Neben den Daten in der Nutzerverwaltung werden abhängig von den Aktivitäten der Nutzenden zusätzlich Daten erhoben und verarbeitet.

Für Suchanfragen und Recherchen:

• Suchhistorie
• Merklisten

Für Bestandsanfragen (Bestellung von Medien zur Ausleihe):

• Titel
• Barcode des Mediums
• Status der Bearbeitung

Für Ausleihen:

• aktuelle Ausleihen
• Ausleihhistorie (Titel, Barcode, Ausleihdatum, Rückgabedatum)

Für Beschaffungsvorschläge:

• Beschaffungsvorschläge und Nutzende, die die Beschaffungsvorschläge einbringen

Für die Verwaltung von Forderungen / Mahnungen:

• offene Gebühren
• erledigte Gebühren
• ausgesetzte Gebühren
• zurückerstattete Gebühren

3. Rechtsgrundlage(n) der Verarbeitung

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten für den Bibliothekskatalog mit Anbindung an das Bibliotheksmanagementsystem FOLIO sind Art. 6 (1) e) b) und c) und 32 DSGVO mit Art 4 und Art. 5 BayDSG. Die Verarbeitung erfolgt im Rahmen der Aufgabenerfüllung der Bibliothek gemäß ABOB §2, §3, §4, §5 und §12.

4. Empfänger bzw. Empfängerkategorien der personenbezogenen Daten

Der Bibliothekskatalog auf Basis von VuFind und das Bibliotheksmanagementsystem FOLIO werden von der Bayerischen Staatsbibliothek im Wege der Auftragsverarbeitung bereitgestellt. Das Hosting erfolgt dabei im Leibniz-Rechenzentrum (LRZ) als Unterauftragnehmer der Bayerischen Staatsbibliothek. In Fällen der Mahnverwaltung säumiger Nutzer werden personenbezogene Daten (Name, Anschrift, Gebühren) an die Staatsoberkasse Bayern übermittelt.

Ihre personenbezogenen Daten übermitteln wir außer an die oben genannten Einrichtungen grundsätzlich nicht an Dritte.  

In Einzelfällen kann eine Datenübermittlung an Dritte auf Grundlage einer gesetzlichen Erlaubnis erfolgen, zum Beispiel eine Übermittlung an Strafverfolgungsbehörden zur Aufklärung von Straftaten im Rahmen der Regelungen der Strafprozessordnung.

Beschäftigte der Hochschulbibliothek haben Zugriff auf die für ihre Aufgaben benötigten  personenbezogenen Daten.

5. Übermittlungen in Drittstaaten oder internationale Organisationen

Es erfolgt keine Übermittlung an Drittstaaten oder internationale Organisationen.

6. Speicherdauer

Ihre Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies unter Beachtung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen zur Aufgabenerfüllung erforderlich ist.

Die Löschung aller Daten erfolgt mit Beendigung des Benutzungsverhältnisses, sofern keine offenen Vorgänge (z.B. Bestellungen, Rückgaben oder Gebühren) vorhanden sind bzw. alle Ansprüche erloschen bzw. nicht mehr durchsetzbar sind und damit keine Aufbewahrungspflicht besteht. Die Löschung für Studierende der TH Rosenheim erfolgt automatisch zum Beginn des Folgesemesters, wenn keine Rückmeldung vorliegt. Bibliothekskonten der anderen Nutzenden im Status inaktiv werden nach 2 Jahren zum Quartalsende gelöscht.

 

Einzelne Datenkategorien werden bereits vorher gelöscht bzw. anonymisiert:

• Daten zu Forderungen werden gelöscht, sobald keine überfälligen Medien oder Gebühren vorhanden sind und alle Ansprüche erloschen bzw. nicht mehr durchsetzbar sind.
• Die Ausleihhistorie wird nach 7 Tagen anonymisiert.
• Die Bestandsanfragenhistorie wird nach 7 Tagen anonymisiert.
• Eine Anonymisierung statt einer Löschung erfolgt, damit statistische Auswertungen erfolgen können.
• Logdateien werden vom LRZ nach 7 Tagen gelöscht.

7. Pflicht zur Bereitstellung der Daten

Sie sind dazu verpflichtet, Ihre Daten anzugeben. Diese Verpflichtung ergibt sich aus Art. 6 (1) e) b) und c) und 32 DSGVO mit Art 4 und Art. 5 BayDSG. Die Verarbeitung erfolgt im Rahmen der Aufgabenerfüllung der Bibliothek gemäß ABOB §2, §3, §4, §5 und §12. Die Bibliothek benötigt Ihre Daten, um Sie zur Benutzung der Bibliothek zulassen zu können bzw. Ihnen Medien zur Ausleihe zur Verfügung zu stellen. Wenn Sie die erforderlichen Daten nicht angeben, ist eine Anmeldung an unseren Systemen nicht möglich.

8. Weitere Informationen 

Weitere Informationen zur Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten finden Sie in den Datenschutzbestimmungen der TH Rosenheim.